Hoja de cálculo de seguimiento de ventas gratuita: perfeccionar el proceso de ventas de su empresa lleva tiempo. Debe asegurarse de que todas y cada una de las partes de su proceso de ventas estén optimizadas para lograr los máximos ingresos. El seguimiento de ventas lo ayuda a identificar y analizar todas las partes móviles dentro de su proceso de ventas para ayudarlo a descubrir sus éxitos y fracasos, así como oportunidades de mejora.
En este artículo, lo ayudaremos a aprender qué es el seguimiento de ventas y cómo implementar con éxito un software de seguimiento de ventas para realizar un seguimiento de las actividades y el rendimiento de su equipo de ventas y ventas; incluso tenemos algunas hojas de cálculo de seguimiento de ventas gratuitas para comenzar.
Índice:
- ¿Qué es el seguimiento de ventas y por qué es importante?
Gestionar clientes potenciales y acuerdos Seguimiento de comunicaciones Actividades de ventas Informes y análisis Hoja de cálculo de seguimiento de ventas gratuito.
- ¿Qué es seguimiento de ventas y por qué es importante?
El seguimiento de ventas es el proceso de monitorear y analizar diferentes partes de su proceso de ventas para obtener información y oportunidades para futuras mejoras.
Implica realizar un seguimiento de todas y cada una de las actividades de ventas y comprender cómo contribuyen al éxito general de su negocio. Existen varios beneficios clave del software de seguimiento de ventas: Pronósticos de ventas precisos. Al realizar un seguimiento de las métricas de ventas adecuadas, puede observar más de cerca sus procesos de ventas actuales y tomar decisiones basadas en datos para el futuro.
La previsión de ventas precisa puede ayudarlo a predecir los ingresos y la rentabilidad futuros y a tomar decisiones más informadas sobre la estructura general de su equipo. El seguimiento de las actividades de ventas puede mostrarle qué tan bien lo están haciendo sus representantes.
- ¿Están completando las tareas que se les asignaron?
- ¿Quién está haciendo más ventas y quién se está quedando atrás?
- ¿Qué están haciendo de manera diferente los representantes exitosos?
Puede utilizar esta información para orientar a sus representantes sobre cómo pueden mejorar sus actividades futuras. Optimice los procesos de ventas.
Controlar con regularidad todas las diferentes partes de su proceso de ventas facilita la detección de problemas antes de que se conviertan en problemas mayores. A medida que crece, la forma más eficiente de realizar un seguimiento de los procesos de ventas es a través de un software de seguimiento de ventas CRM o de gestión de relaciones con el cliente que le permite no solo controlar el rendimiento, sino también automatizar tareas para liberar tiempo. Puede ser tentador quedarse con hojas de cálculo de seguimiento de ventas gratuitas, pero el software de seguimiento de ventas de CRM adecuado se amortizará en ingresos y eficiencia.
Ahora que conoce los muchos beneficios del seguimiento de ventas, es hora de decidir qué métricas de ventas debe realizar un seguimiento para su equipo de ventas. Para ayudarlo a implementar el seguimiento de ventas para su propio equipo, hemos dividido el proceso de ventas en cuatro partes diferentes, cada una con su propio conjunto de KPIs Plantillas gratuitas para rastrear las ventas Antes de gastar un centavo en herramientas CRM, pruebe esta herramienta 100% gratuita y efectiva plantilla de seguimiento de ventas.
Administre clientes potenciales y acuerdos Generar clientes potenciales y monitorearlos a medida que avanzan en el proceso de ventas es un componente clave del seguimiento de ventas. Tener un sistema de gestión de canalización organizado le permite a usted y a sus representantes realizar un seguimiento de sus clientes potenciales en cada paso del embudo de ventas.
Esto hace que sea mucho más fácil averiguar exactamente cuándo llegar a los clientes potenciales con el mensaje correcto en el momento adecuado. También le ayuda a identificar quiénes son sus clientes potenciales, de dónde vienen y dónde se encuentran exactamente en su canal de ventas, todo lo cual ayuda a los vendedores a tomar decisiones informadas. Aquí hay algunas métricas clave que involucran clientes potenciales y acuerdos que los gerentes de ventas deben rastrear. Detalles del cliente potencial La gestión eficaz del cliente potencial comienza con saber exactamente con quién está tratando.
La primera parte de su rastreador de ventas debe contener información básica sobre su cliente potencial. Siempre que un cliente potencial muestre interés en su negocio, como al registrarse en un seminario web o al suscribirse a su boletín informativo, asegúrese de obtener información básica que pueda utilizar para ponerse en contacto con él en una etapa posterior. Esto puede incluir: Nombre de contacto Dirección de correo electrónico Nombre de la empresa Industria Título del puesto Ubicación La mayoría de las empresas solo solicitan un nombre, una dirección de correo electrónico y el nombre de la empresa en sus formularios de suscripción.
Pero también puede usar campos adicionales para recopilar información más detallada que lo ayude a calificar aún más los clientes potenciales de ventas. Fuente de clientes potenciales En su hoja de cálculo de seguimiento de ventas, también debería poder registrar el canal de adquisición, o la fuente, de cada cliente potencial. Estas son algunas de las principales fuentes de clientes potenciales que pueden aplicarse a su negocio: Sitio web. La mayoría de los clientes potenciales orgánicos se generan desde el sitio web de una empresa.
Asegúrese de que su sitio web tenga contenido de alta calidad que comunique claramente sus características y soluciones, testimonios de clientes e información de contacto.
Ejemplo: si un cliente potencial está buscando una solución, encuentra su sitio web y decide ponerse en contacto a través del formulario de contacto, entonces la fuente principal es su sitio web. También puede tener un chatbot para capturar clientes potenciales, como LeadBooster de Pipedrive. Redes sociales. Los clientes potenciales que provienen de las redes sociales generalmente se encuentran en una etapa temprana del recorrido del cliente. Están navegando para ver lo que otros dicen sobre su negocio o quieren saber cómo su solución puede ayudarlos. Ejemplo: si un cliente potencial interactúa con el enlace de su empresa en sus redes sociales para descargar un libro electrónico, entonces la fuente del cliente potencial son las redes sociales.
Referencias. Los clientes potenciales pueden escuchar sobre usted en otros sitios web o sus clientes anteriores y ponerse en contacto para obtener más información. Las referencias son la mejor fuente de clientes potenciales de ventas de alta calidad, ya que ya tienen cierto nivel de confianza en su negocio. Ejemplo: si un cliente potencial interactúa con su negocio a través de un enlace en el sitio web de otra empresa, entonces la fuente del cliente potencial es una referencia. Si su empresa utiliza múltiples canales para las oportunidades de ventas, esta información puede ayudar a su equipo de ventas a identificar las fuentes más efectivas e ineficaces.
Por ejemplo, puede darse cuenta de que está gastando una parte de su presupuesto en anuncios de búsqueda pagados, pero adquiriendo la mayoría de sus clientes potenciales a través de Facebook y LinkedIn. En este caso, es posible que desee modificar su presupuesto y estrategia para centrarse más en las redes sociales que en los anuncios de búsqueda pagados. Estado del cliente potencial Mientras gestiona sus clientes potenciales y negocios, también es importante realizar un seguimiento de dónde se encuentra un cliente potencial en el canal de ventas. A continuación, se muestran algunos estados de clientes potenciales que pueden ser aplicables a su negocio y lo que indican: Abierto. Nuevos clientes potenciales que aún no han sido contactados. Intentando contactar.
Un representante ha realizado su investigación y está en proceso de ponerse en contacto con el líder. Un representante de ventas ha tenido una conversación con el líder, trabajando en una nueva oportunidad.
Se ha identificado una nueva oportunidad con un cliente potencial y se está trabajando en ella. Leads comprometidos en las negociaciones finales. Acuerdo ganado. Clientes potenciales que se han convertido con éxito en clientes. Oferta perdida. Clientes potenciales que han rechazado su producto por algún motivo, como el precio, la falta de funciones, etc. (intente abordar estas objeciones de ventas antes de llegar a una etapa tardía para no perder el tiempo con clientes potenciales que perderá independientemente) Clientes potenciales descalificados. Leads que nunca van a realizar una compra porque no entran en su público objetivo.
Monitorear el estado actualizado de cada cliente potencial ayuda a los vendedores a organizar y adaptar sus estrategias a largo plazo, así como las actividades de ventas diarias. Tamaño de la oferta Los vendedores también deben realizar un seguimiento del tamaño de la oferta para que estén al tanto del valor de cada cliente potencial para la empresa. Puede ayudarlo a identificar y distinguir a los clientes de alto valor del resto, para que pueda ajustar su enfoque y mensaje en consecuencia.
También puede ayudarlo a monitorear el desempeño de sus representantes, especialmente si el tamaño del trato que obtienen depende en gran medida de su habilidad y técnica de venta. Posibilidad de venta A medida que avance con un cliente potencial, aprenderá gradualmente la probabilidad de que realice una compra. Por ejemplo, existe una mayor probabilidad de que termine haciendo una venta si la persona que toma las decisiones en una empresa ha mostrado interés en su producto o servicio.
Sin embargo, sus posibilidades pueden ser escasas si su punto de contacto no es el que toma las decisiones y tiene que consultar a su jefe para realizar una compra. Es una buena idea mencionar la posibilidad de venta, o probabilidad, como porcentaje. Esto le ayuda a identificar los clientes potenciales que tienen más probabilidades de realizar una conversión y evita que pierda tiempo en clientes potenciales que tal vez nunca le compren.
Fecha de cierre prevista Agregar la fecha de cierre estimada para cada cliente potencial ayuda a sus representantes de ventas a mantenerse enfocados y atenerse a un cronograma. Idealmente, los representantes deberían trabajar en un acuerdo solo durante un período de tiempo específico, lo más cerca posible del tiempo promedio que le toma a su equipo cerrar un trato. Si el trato no se concreta, deben ponerlo en pausa y tomar nota para realizar un seguimiento estratégico según sea necesario.
Debe tomar esta decisión con sus representantes, ya que algunos acuerdos que son más complejos, naturalmente, toman más tiempo que otros y variarán de un caso a otro. Agregar fechas de cierre pronosticadas a los acuerdos antes de asignarlos también puede ayudarlo a realizar un seguimiento del desempeño de sus representantes. Seguimiento de las comunicaciones Los representantes de ventas generalmente tratan con varios clientes al mismo tiempo, por lo que necesitan tener un sistema para rastrear y organizar todas sus comunicaciones.
Las comunicaciones de seguimiento pueden ayudar a su equipo de ventas:
Organizar la información de los clientes potenciales Identificar la última vez que se contactó a un cliente potencial Hacer un seguimiento de una conversación anterior Transferir un cliente de un representante a otro El seguimiento de las comunicaciones con el software de seguimiento de ventas también puede ayudarlo a monitorear el desempeño de sus representantes, tanto individualmente como en todo el equipo. Si está configurando el seguimiento de comunicaciones de ventas para su propio negocio, asegúrese de que pueda realizar un seguimiento de lo siguiente.
Correos electrónicos La mayoría de las comunicaciones comerciales se realizan a través del correo electrónico, por lo que siempre debe mantener una copia de seguridad de su historial de mensajes con los clientes. La herramienta de seguimiento de correo electrónico adecuada mostrará a los representantes cuándo se comunicaron con un cliente potencial, cómo respondieron y dónde exactamente se cerró o se enfrió el trato. Sus representantes pueden usar toda esta información para mejorar sus comunicaciones futuras, seguimientos y argumentos de venta. Los representantes también pueden ver exactamente cuándo un cliente potencial abre un correo electrónico en tiempo real y hace clic en un enlace dentro de él. Esta información les ayuda a elaborar estrategias sobre el mejor momento para realizar un seguimiento y también les brinda información sobre si sus mensajes de correo electrónico son eficaces o no. Como gerente de ventas, controlar todos los correos electrónicos que envían sus representantes le permite monitorear su desempeño y guiarlos sobre cómo mejorar sus esfuerzos.
Llamadas telefónicas y reuniones Una vez que haya calificado a un cliente potencial, existe una alta probabilidad de que su comunicación con él pase del correo electrónico a una reunión cara a cara o una llamada telefónica. Aquí es donde los representantes deben mantener un registro de llamadas actualizado para comunicarse con los clientes en los intervalos adecuados y no terminar pasándose de la raya con demasiadas o llamadas inoportunas. También es una buena idea que los representantes registren todas las llamadas de los clientes en caso de que quieran volver a visitarlas. Las llamadas grabadas también pueden ayudarlo a detectar cualquier problema y asesorar a los representantes sobre cómo mejorar.
Actividades de ventas Una actividad de ventas es cualquier acción que usted o sus representantes de ventas realicen para avanzar hacia el cierre. Dado que hay tantas actividades de ventas en un momento dado en una empresa, es necesario realizar un seguimiento y mantener un cronograma para cada actividad. Una de las formas más efectivas de garantizar la finalización exitosa de las actividades de ventas es crear un calendario de actividades de ventas. Puede usarlo para organizar: Correos electrónicos Reuniones Llamadas telefónicas Adjuntos enviados Campañas de marketing Crear un calendario de actividades no solo ayudará a registrar las actividades de ventas, sino que también facilitará que los gerentes asignen trabajo a sus representantes. También beneficiará a sus representantes de ventas, ya que podrán priorizar las actividades asignadas, tomar mejores acciones para cerrar tratos y nunca se perderán una tarea. Intente usar el calendario de actividades de Pipedrive para organizar todas sus actividades de ventas.
Informes y análisis ¿De qué sirven los datos si no puede analizarlos y usarlos para tomar mejores decisiones en el futuro?
Esta es exactamente la razón por la que los informes y el análisis son una parte necesaria de sus actividades de seguimiento de ventas. La generación de informes personalizados puede ayudarlo a rastrear las métricas correctas, visualizar datos y comprender las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y más. A continuación se muestra un proceso de tres pasos para generar informes y análisis de ventas efectivos.
Paso 1: Establezca metas Antes de comenzar a recopilar datos de ventas o crear informes, debe tener metas establecidas en mente y asegurarse de que su equipo de ventas comprenda claramente estas metas. Los objetivos podrían incluir una cierta cantidad de clientes potenciales generados, acuerdos ganados e ingresos obtenidos durante una semana, mes o año específicos. Una vez que haya asignado un objetivo a un representante o equipo de ventas, debe programar un tiempo para hablar sobre su progreso y obtener una actualización de estado. Haga esto en reuniones individuales y de todo el equipo para asegurarse de que está brindando el apoyo que sus representantes necesitan para alcanzar sus objetivos.
Paso 2: Genere informes Una vez que haya establecido objetivos específicos y rastreables, ahora puede generar informes personalizados para visualizar los datos y las métricas más relevantes. La creación de informes puede ayudarlo a descubrir tendencias de ventas e identificar representantes exitosos y las actividades y métodos que utilizan para nutrir a los clientes potenciales y cerrar acuerdos. A continuación, se muestran algunos informes de ventas útiles que puede generar para su propia empresa: Informes de acuerdos. Estos informes profundizan en el desempeño de los representantes de ventas. Le ayudan a identificar cuántas transacciones ganaron y perdieron y, lo más importante, por qué. Informes de previsión de ingresos. Estos informes ayudan a los vendedores a comprender las tendencias de ventas actuales y predecir la facturación y el crecimiento futuros. Informes de actividad. Estos informes ayudan a rastrear actividades de ventas específicas, como la cantidad promedio de correos electrónicos enviados a nuevos clientes potenciales. Son ideales para descubrir fallas en el proceso de ventas actual para que su equipo pueda mejorar en el futuro. Estos informes lo ayudan a saber de dónde provienen sus clientes potenciales y su volumen respectivo. Puede crear informes sobre prácticamente cualquier cosa, pero para que eso suceda, primero debe establecer objetivos y registrar métricas relevantes. Los informes también son útiles para compartir el progreso de su equipo de ventas con la alta dirección. No solo ayuda a que su equipo se vea profesional, sino que demuestra que tiene una comprensión completa de lo que está funcionando bien o no y por qué.
Paso 3: Analice los datos Analizar los datos es tan importante como recopilarlos porque ayuda a dar significado a esos números. Utilice la visualización de datos para ayudar a dar sentido a sus datos. Por ejemplo, puede utilizar tablas y gráficos para ilustrar la tasa de éxito de las transacciones. El uso de elementos visuales ayuda a identificar mejor los patrones, comprender las tendencias de ventas y tomar decisiones futuras. Hoja de cálculo de seguimiento de ventas gratuita El seguimiento y análisis de ventas es fundamental para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos, lo que permite a los vendedores mantenerse informados sobre el impacto de su día a día. así como sus actividades a largo plazo.
Utilice la hoja de cálculo de seguimiento de ventas gratuita de Pipedrive para organizar y supervisar todos sus datos de ventas en un solo lugar.